DocuFlowNTH
DocuFlow centraliza la gestión documental y automatiza procesos internos, permitiendo a los equipos trabajar de forma más ordenada, segura y eficiente.
Sobre DocuFlowNTH
DocuFlowNTH es una plataforma pensada para empresas que necesitan controlar, organizar y optimizar sus procesos documentales. Permite centralizar documentos en un solo lugar, establecer flujos de aprobación claros y garantizar que la información correcta llegue a las personas indicadas en el momento adecuado.
La plataforma está diseñada para adaptarse a diferentes tipos de organizaciones y procesos, desde gestión administrativa y legal hasta operaciones internas y control documental. Docuflow ayuda a reducir la dependencia del papel, mejorar la trazabilidad de la información y aumentar la eficiencia operativa.
Gracias a su enfoque flexible, Docuflow puede integrarse con otros sistemas existentes y escalar conforme el negocio crece, convirtiéndose en una herramienta clave para empresas que buscan orden, control y eficiencia en sus operaciones diarias.
Potencia tu gestión documental
DocuFlowNTH reúne un conjunto de funcionalidades pensadas para mejorar la forma en que las organizaciones gestionan su información y sus procesos internos. Desde la centralización de documentos hasta la automatización de flujos de trabajo, cada característica está orientada a reducir la carga operativa, minimizar errores y mejorar la visibilidad sobre la información. La plataforma permite mantener el control, asegurar la trazabilidad y garantizar que cada documento siga un proceso claro, ordenado y eficiente dentro de la organización.
Control y trazabilidad
Supervisa cada cambio, acceso y movimiento de los documentos, garantizando orden, transparencia y seguridad en la información.
Automatización de procesos
Reduce tareas manuales mediante flujos automáticos de aprobación, revisión y seguimiento, mejorando la eficiencia operativa.
Recepción unificada de información
Centraliza la recepción de documentos y solicitudes desde formularios, ventanilla única y bandejas de entrada desde una sola plataforma.
Recepción multicanal inteligente
desde una sola plataforma
DocuFlowNTH transforma la recepción de documentos en un proceso 100% automatizado. Gracias a nuestro motor de Inteligencia Artificial, el sistema centraliza la correspondencia que llega por correo electrónico, formularios web o soporte físico, interpretando el contenido y extrayendo metadatos de forma automática. Esta tecnología convierte al receptor en un verificador de información, eliminando la digitación manual y garantizando que cada radicado se clasifique instantáneamente según sus Tablas de Retención Documental (TRD).
Analítica Avanzada: La Gestión Documental
convertida en Decisiones Estratégicas.
DocuFlowNTH ofrece un panel de control claro e intuitivo donde es posible monitorear el estado de los procesos, tiempos de respuesta, carga operativa y desempeño general del sistema. La analítica integrada permite identificar cuellos de botella, medir eficiencia y obtener información estratégica en tiempo real. Con esta visión centralizada, las organizaciones pueden optimizar procesos, mejorar la productividad y tomar decisiones basadas en datos confiables.
Workflows Dinámicos:
Procesos Fluidos y 100% Trazables.
Optimice la colaboración entre dependencias con flujos de trabajo automatizados que eliminan la dispersión de procesos. DocuFlowNTH permite configurar rutas de aprobación, revisión y validación para cada tipo documental. Cada acción queda registrada en una línea de tiempo inalterable, permitiendo saber quién revisó, aprobó o firmó un documento, garantizando una transparencia absoluta y una eficiencia operativa sin precedentes en la gestión administrativa.
Firmas Electrónicas
DocuFlowNTH integra mecanismos de firma electrónica que permiten validar documentos de forma rápida y segura sin necesidad de procesos físicos. Las firmas quedan registradas dentro del sistema, asociadas al documento y al flujo correspondiente, garantizando autenticidad, integridad y trazabilidad. Esto acelera procesos formales y reduce costos operativos.
Gestión Integral del Ciclo de Vida
Documental (SGDEA).
DocuFlowNTH administra sus documentos desde su creación hasta su disposición final. Implementamos de forma automatizada los Cuadros de Clasificación (CCD) y las Tablas de Retención (TRD), gestionando las transferencias entre los archivos de Gestión, Central e Histórico. Aseguramos la foliación electrónica, el índice de expediente y la preservación digital a largo plazo, cumpliendo con todos los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN).
Comunicación Proactiva y
Alertas Instantáneas.
Mantenga a su equipo y terceros informados mediante un sistema multicanal de notificaciones. DocuFlowNTH envía alertas automáticas vía correo electrónico, SMS y próximamente WhatsApp sobre cambios de estado, asignación de tareas o proximidad de vencimientos. Este sistema garantiza que los procesos no se detengan y que los terceros que interactúen con su entidad reciban actualizaciones en tiempo real sobre sus trámites.
Diseñador Dinámico de Formularios y
Captura de Datos.
Personalice la captura de información para cada uno de sus procesos. Con nuestro módulo de formularios dinámicos, usted puede crear interfaces de radicación con campos específicos (hasta 15 campos adicionales), validaciones de datos y lógica “paso a paso”. Estos formularios pueden publicarse en su página web institucional con una URL única, adaptándose totalmente a la imagen de su entidad y facilitando la interacción con el usuario final.
Elaboración de Documentos
de forma Colaborativa
Fomente el trabajo en equipo con nuestra herramienta de elaboración colaborativa. Varios funcionarios pueden trabajar en la redacción de un mismo documento, realizar comentarios internos y gestionar versiones de forma centralizada. Esto elimina el caos de manejar múltiples archivos locales y asegura que la versión final del documento sea el resultado de un proceso de revisión coherente, auditado y transparente.
Infraestructura Cloud Privada:
Seguridad y Alto Rendimiento.
DocuFlowNTH se aloja en una arquitectura de nube privada basada en instancias independientes para cada cliente. Esto garantiza que sus recursos nunca se mezclen ni se compartan con los de otros usuarios, permitiendo mayor estabilidad, escalabilidad y cumplimiento de estándares de seguridad, asegurando que la información esté protegida y siempre disponible. Respaldados por Google Cloud, aseguramos copias de seguridad automáticas, encriptación de grado militar y una disponibilidad del 99.9%, eliminando la necesidad de costosos servidores locales.
Acceso a Terceros y
Consulta Pública
Promueva la transparencia activa permitiendo que terceros consulten el estado de sus expedientes mediante un número de radicación, usuario y contraseña. El sistema permite definir qué información es de carácter público, facilitando la consulta en tiempo real desde la web institucional. Esta funcionalidad reduce la congestión en las oficinas físicas y empodera al ciudadano en el seguimiento de sus procesos administrativos.
Recepción automatizada de
facturas electrónicas
Optimice su gestión financiera con el módulo especializado en facturación electrónica de DocuFlowNTH. El sistema monitorea automáticamente sus bandejas de entrada institucionales para detectar correos con facturas, descomprimir archivos ZIP y analizar el contenido de archivos XML y PDF. Utilizando Inteligencia Artificial, el sistema extrae automáticamente datos críticos como NIT del emisor, valores, impuestos y fechas de vencimiento, creando expedientes de facturación completos sin intervención manual. Esto garantiza una trazabilidad total para auditorías y agiliza los flujos de aprobación de pago en tiempo récord.
Preguntas Frecuentes
Revisa nuestras preguntas frecuentes para encontrar respuestas rápidas sobre DocuFlowNTH, procesos y soluciones. Si necesitas más información, nuestro equipo está listo para ayudarte.
¿Aún Tienes Preguntas?¿DocuFlowNTH cumple con la normativa del Archivo General de la Nación (AGN)?
Sí, totalmente. DocuFlowNTH ha sido desarrollado bajo los lineamientos de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y los requisitos del modelo MOREQ. El sistema permite la gestión integral del ciclo de vida documental mediante la implementación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Cuadros de Clasificación (CCD), asegurando la foliación electrónica, la integridad y la preservación digital a largo plazo exigida por las entidades de control.
¿Qué tan segura está nuestra información en la nube?
La seguridad es nuestra prioridad. DocuFlowNTH utiliza una arquitectura Cloud Privada sobre servidores de Google Cloud, lo que garantiza una disponibilidad del 99.9%. Implementamos instancias independientes para cada cliente, encriptación de datos en tránsito y en reposo, y realizamos copias de seguridad automáticas diarias. Además, el sistema permite configurar niveles de acceso granulares para que cada usuario solo vea la información que le corresponde.
¿DocuFlow permite automatizar procesos y aprobaciones?
Sí. DocuFlowNTH permite diseñar y ejecutar flujos de trabajo completamente automatizados adaptados a cada tipo de proceso documental. Puedes definir etapas, responsables, reglas de validación, tiempos de respuesta, condiciones automáticas, escalamiento de tareas y notificaciones en cada fase. Además, integra firmas electrónicas, seguimiento en tiempo real y control completo del estado de cada trámite, lo que reduce significativamente los errores manuales, mejora la eficiencia operativa y acelera los tiempos de gestión.
¿Es posible integrar DocuFlow con otros sistemas?
Sí. DocuFlowNTH está diseñado para integrarse fácilmente con sistemas existentes de la organización, como ERP, CRM, sistemas administrativos, plataformas de correo electrónico, servicios de almacenamiento y otras soluciones empresariales. Esto permite centralizar la recepción de información, evitar reprocesos, sincronizar datos automáticamente y mantener la trazabilidad entre plataformas. Las integraciones ayudan a que DocuFlow se convierta en el núcleo de gestión documental sin reemplazar necesariamente los sistemas actuales.
¿Se puede personalizar la recepción de información según el flujo documental?
Sí. DocuFlowNTH permite configurar y personalizar completamente la forma en que se recibe la información dependiendo del tipo de flujo documental. Puedes definir formularios específicos, canales de entrada (ventanilla única, web, correo, integraciones, carga manual), estructuras de datos, validaciones y reglas automáticas para cada proceso. Esto garantiza que cada tipo de documento o trámite capture exactamente la información necesaria desde el inicio, mejorando el orden, la calidad de los datos y la eficiencia del proceso.
¿Existe un límite de usuarios o almacenamiento para mi organización?
Desde nuestro plan base tenemos un limite gigante de usuarios internos. Esto permite que toda la entidad, desde el área administrativa hasta la operativa, trabaje en la misma plataforma sin costos adicionales por licencia individual. En cuanto al almacenamiento, ofrecemos planes escalables de alta capacidad que se ajustan al volumen documental de su organización, permitiendo un crecimiento sin interrupciones.
¿Cuánto tiempo toma la implementación del sistema?
En promedio, el despliegue total y la configuración avanzada toman 1 mes, sin embargo, la operatividad real de su entidad puede comenzar mucho antes.
A diferencia de otros sistemas rígidos, en DocuFlowNTH contamos con un exclusivo Marketplace de TRD, el cual incluye Tablas de Retención Documental prediseñadas para diversos sectores, disponibles sin ningún costo adicional. Esto permite que su organización pueda iniciar a trabajar y radicar documentos desde el día 1, utilizando bases normativas probadas que ahorran meses de consultoría.
Nuestra filosofía de diseño es clara: DocuFlowNTH se adapta a la dinámica de su empresa y no al revés. Por ello, nuestras TRD son completamente flexibles y escalables; usted puede expandir o reducir funcionalidades, series y subseries dependiendo de la evolución de su entidad, sin procesos técnicos traumáticos. Además, gracias a nuestra interfaz limpia e intuitiva, garantizamos una adopción inmediata por parte de los usuarios, eliminando las largas curvas de aprendizaje y permitiendo que su equipo se sienta cómodo con la herramienta desde el primer contacto.
¿Cómo funciona exactamente la Inteligencia Artificial en la recepción de documentos?
La IA de DocuFlowNTH actúa como un “asistente experto” en su ventanilla única. Cuando llega un documento (vía correo o radicación web), el motor de IA analiza el contenido, identifica el tipo de trámite y extrae automáticamente datos clave (como nombres, NIT, fechas o valores) para llenar los metadatos. Esto reduce drásticamente el error humano y acelera la clasificación, permitiendo que el sistema sugiera automáticamente a qué dependencia o funcionario debe asignarse el radicado.
¿Podemos gestionar las facturas electrónicas de forma automática?
¡Absolutamente! DocuFlowNTH cuenta con un módulo especializado que se integra con sus bandejas de entrada para recibir facturas electrónicas. El sistema detecta los correos, procesa los archivos XML y PDF, extrae los datos contables y genera un expediente de facturación de forma autónoma. Esto facilita el control de cuentas por pagar y asegura que toda la documentación financiera esté lista para procesos de auditoría.
¿Qué beneficios ofrece el Dashboard de Analítica?
El Dashboard es su panel de control estratégico. Permite visualizar en tiempo real estadísticas de rendimiento: cuántos documentos se han radicado, el estado de las tareas de cada funcionario, y alertas de vencimiento de términos de cualquier flujo documental. Es una herramienta fundamental para jefes de área y gerentes que necesitan entender la carga operativa de su equipo y tomar decisiones basadas en datos para mejorar los tiempos de respuesta.