30%
de la jornada laboral se dedica a buscar información.
SGDEA para Colombia
Su organización no pierde información por descuido. La pierde por falta de un SGDEA.
Ecotono Documents organiza, controla y da trazabilidad a la información de su organización para que opere con mayor eficiencia, confianza y capacidad de crecimiento.
Organizaciones que confían en nosotros
El problema
El costo invisible que nadie está midiendo
Cuando la información depende de carpetas, correos o personas, cada búsqueda consume tiempo, cada retraso afecta la operación y cada documento que no aparece a tiempo puede traducirse en riesgos para su empresa.
+$65M
COP pueden perderse cada año en procesos manuales ineficientes.
1 de 3
auditorías falla por documentación desorganizada.
No decidir también es una decisión — y tiene un costo.
1 IDC – The High Cost of Not Finding Information.
2 Estimación basada en el estudio de IDC, convertida a pesos colombianos utilizando una tasa de cambio de referencia.
3 Basado en principios internacionales de gestión documental y mejores prácticas de cumplimiento promovidas por AIIM e ISO 15489.
La solución
Recupere el control de su información. Desde el primer día.
Ecotono Documents reúne en una sola plataforma todo lo necesario para gestionar, controlar y preservar la información de su organización conforme a la normativa archivística colombiana.
Cada plan incluye un sistema completo y funcional desde su implementación. Ofrecemos complementos que amplían las capacidades del sistema cuando usted lo decida.
Núcleo de la plataforma
Todo lo que necesita para operar con control desde el primer día.
El mismo núcleo de cumplimiento está incluido en todos los planes. Usted elige la capacidad que necesita, no el nivel de cumplimiento.
Ventanilla Única
Centraliza el ingreso de toda la documentación.
Expedientes y TRD
Organiza automáticamente cada documento donde corresponde de acuerdo a la normatividad archivística colombiana.
Flujos de trabajo
Automatiza procesos repetitivos y optimiza el trabajo de tu equipo.
Archivo Digital
Gestiona la retención y conservación documental.
Revisión de documentos
Agiliza procesos de revisión y aprobación de documentos dentro de la plataforma.
Auditoría
Utiliza tableros de control para obtener una panorámica general de la operación en cada área de trabajo.
Notificaciones en tiempo real
Recibe notificaciones en tiempo real para estar al tanto de las actividades de tu equipo.
Radicación Externa/Web
Habilita Ecotono Documents para que los usuarios externos puedan radicar documentos y crear expedientes.
Bandeja de Correo Electrónico
Recibe solicitudes por su correo electrónico institucional y crea expedientes en base a ellas en segundos.
Lo que lo hace diferente
Diseñado para implementarse más rápido, adoptarse con mayor facilidad y crecer junto con su organización.
Implementación guiada
Un camino claro: kickoff (identificación de la necesidad en la empresa), demostración y puesta en marcha.
Ecotono Documents University
Capacitación y certificación por perfiles para impulsar y agilizar la adopción y el aprendizaje.
Marketplace de plantillas
Plantillas de gestión documental, flujos y formularios prediseñados y listos para usar y escalar desde el día 1.
Infraestructura dedicada
Un entorno exclusivo para su organización.
Tableros de control
Información clara para dar seguimiento a la operación en cada área de trabajo.
Soporte técnico disponible
Acompañamiento continuo desde nuestra mesa de trabajo y sistema de tickets sin límites.
Complementos
Su plataforma puede crecer al ritmo de su organización.
Su organización comienza con un sistema completo. Los complementos amplían sus capacidades cuando el negocio lo requiere.
IA Avanzada
Automatiza los procesos de auditoría y la extracción de datos en los documentos y correos electrónicos.
Editor de Texto Colaborativo
Facilita la creación colaborativa de documentos, sin depender de plataformas externas.
Firmas Digitales y Electrónicas
Implemente firmas digitales y electrónicas con validez jurídica.
WhatsApp y SMS
Amplíe sus canales de notificación con funcionarios y externos.
Facturación Electrónica
Recepcione y procese facturas electrónicas y conviértalas en expedientes de forma automática.
Consulta Jurídica
Seguimiento continuo a procesos judiciales y sincronización con la Rama Judicial Unificada.
Packs sectoriales
Empiece con una solución adaptada a la forma en que trabaja su organización.
Comience con configuraciones diseñadas para su sector, incluyendo TRD, roles y flujos predefinidos que aceleran la implementación y reducen el esfuerzo de puesta en marcha.
Sector público
Gestión documental empresarial
Energía y servicios públicos
Agroindustria
Sector legal
Educación
Facturación electrónica
Sector financiero
¿Por qué elegir Ecotono Documents?
Una decisión pensada para implementarse con claridad y crecer con su organización.
Planes claros desde el inicio
Sepa desde el principio qué incluye cada plan y cómo escalar, sin letra pequeña ni incertidumbres “dependiendo del tamaño de la empresa”.
Implementación guiada
Un camino claro: kickoff, demostración, recopilación de información y puesta en marcha.
Configuraciones sectoriales
Al usar TRDs contrastadas y predeterminadas se tarda menos tiempo de parametrización y una puesta en marcha y escalamiento más ágil.
Acompañamiento continuo
Soporte técnico dedicado y actualizaciones permanentes en la plataforma. Nos encanta desarrollar funcionalidades nuevas que agreguen valor a nuestros clientes.
Planes
Tres planes. El mismo núcleo de cumplimiento.
El núcleo de cumplimiento es el mismo en los tres planes. Lo que cambia es la escala incluida. Los complementos se activan sobre cualquiera de ellos.
BASE
Cumplimiento operando desde el primer día
- Núcleo SGDEA completo (ventanilla, expedientes, TRD, flujos, archivo, firma)
- Usuarios ilimitados e infraestructura dedicada
- Almacenamiento incluido: 200 GB
- Bandejas de correo: 1
- IA Avanzada: por paquete de consumo
- Firmas electrónicas: por paquete
- Redaktor: disponible como complemento
- Soporte HelpDesk con ticket abierto
- Capacitación / reunión: 1 h / mes
- Ideal para iniciar la transformación documental
MEDIUM
Escala con su operación
- Todo lo incluido en Base
- Almacenamiento incluido: 550 GB
- Bandejas de correo: 2
- IA Avanzada incluida: 16.500 tokens / año
- Firmas incluidas: 330 / año
- Redaktor: disponible como complemento
- Soporte HelpDesk con ticket abierto
- Capacitación / reunión: 2 h / mes
- Ideal para mayor volumen documental y procesos en crecimiento
PREMIUM
Capacidad completa
- Todo lo incluido en Medium
- Almacenamiento incluido: 1.100 GB
- Bandejas de correo: 3
- IA Avanzada incluida: 55.000 tokens / año
- Firmas incluidas: 1.650 / año
- Redaktor: incluido
- Soporte HelpDesk con ticket abierto
- Capacitación / reunión: 3 h / mes
- Ideal para máxima capacidad y escalabilidad
Planes
Amplíe capacidades según el consumo de su organización
ComplementoUnidad / detalle
IA Avanzada — Ecotono Documents IntelligencePaquete de 10.000 tokens — activa el acceso completo a la IA por la duración del contrato o hasta agotar los tokens disponibles. Alcanza para un uso medio-alto: hasta ~2.000 correos, ~5.000 documentos analizados ó ~3.000 auditorías.
Redaktor — Editor ColaborativoIncluido en Plan Premium. Actívelo en los planes Base y Medium durante toda la duración de su contrato
Facturación Electrónica AutomáticaLectura XML/CUFE DIAN. Creación automática de expedientes a partir de correos electrónicos con facturas electrónicas identificadas durante toda la duración de su contrato
Firmas ElectrónicasPor paquete de 300 firmas durante toda la duración de su contrato o agotar el paquete
Firmas Digitales (con validez jurídica)Por paquete de 500 firmas durante toda la duración de su contrato o agotar el paquete
WhatsApp Business + Centro de MensajesNúmero compartido o número propio durante toda la duración de su contrato
SMS transaccional / notificaciónPor paquete de 1.000 SMS durante toda la duración de su contrato o agotar el paquete
Bandejas de correo adicionalesDesde la 2ª bandeja, por cada bandeja adicional durante toda la duración de su contrato
Módulo Jurídico — Consulta Rama JudicialIncluye hasta 50 procesos; procesos adicionales se activan por unidad durante toda la duración de su contrato
Integraciones APIContabilidad, nómina, portales institucionales entre otros
Conector MCP para IAConecta Claude u otro asistente para crear TRDs y flujos por conversación durante toda la duración de su contrato; no incluye la suscripción del asistente
Almacenamiento adicionalBloques de 100 GB, escalable por volumen de documentos cargados durante toda la duración de su contrato
Bolsa de horas de desarrolloPaquetes de 10 h, 25 h o 50 h
Preguntas frecuentes
Lo que normalmente nos preguntan
¿Cuánto toma la implementación?
Es un proceso guiado en tres momentos claros: kickoff (identificación de la necesidad en la empresa), demostración, recopilación de información y puesta en marcha, con acompañamiento para comenzar a operar con confianza.
¿Necesito la IA para que el sistema funcione?
No. Todos los planes incluyen una plataforma completa y funcional. La IA es un complemento opcional para organizaciones que desean automatizar tareas específicas.
¿Qué pasa si mi organización crece?
Ecotono Documents está diseñado para crecer con su organización. Puede ampliar capacidades mediante nuevos planes o complementos sin reconstruir su operación desde cero.
¿Mis datos están seguros?
Sí. Cada cliente opera sobre una infraestructura dedicada, diseñada para ofrecer aislamiento, seguridad y control sobre su información.
¿Cuál es el plazo de renovación del contrato?
El contrato es anual y se renueva automáticamente hasta que se decida cancelar el servicio.
¿Qué pasa si quiero cancelar el servicio?
Sinceramente, esperamos que no. Pero si es necesario, se puede cancelar el servicio en cualquier momento, con un aviso de 30 días hábiles. Se le entregará un informe de uso, un resumen de la información procesada y una carpeta en formato .zip con todos los documentos cargados hasta la fecha de cancelación.
¿Hacen proceso de capacitación para el uso de la plataforma?
Sí. Se ofrece una capacitación inicial de 2 horas para funcionarios y 2 horas adicionales de entrenamiento para líderes técnicos.
¿Qué es Ecotono Documents University?
Ecotono Documents University es un programa de capacitación gratuito para usuarios de Ecotono Documents. Incluye videos tutoriales, documentación y soporte técnico para ayudarlo a aprovechar al máximo la plataforma.
La plataforma cuenta con sistema de gamificación y certificación que incentiva el uso de la plataforma y se asignan insignias por cada curso completado que aparecerán en la cuenta de los usuarios en Ecotono Documents.
¿Qué pasa si tengo dudas o necesito ayuda?
No estás limitado a un solo canal. Tienes cuatro formas de resolver dudas:
- Amelia, tu asistente virtual 24/7 — un chatbot entrenado con toda la información del sistema, que entiende lenguaje natural y resuelve la mayoría de consultas al instante, a cualquier hora.
- Documentación y tutoriales del sistema — la misma base de conocimiento de la que se alimenta Amelia, disponible para consulta directa.
- Soporte vía ticket (HelpDesk) — para casos que requieren seguimiento o solución técnica con acompañamiento de nuestro equipo.
- WhatsApp (solo para líderes técnicos de la organización) — contacto directo cuando prefieres resolverlo por chat.
Si Amelia no puede resolver tu solicitud, te conecta automáticamente con un agente humano para atender el caso en detalle.
¿Qué pasa si necesito capacitación adicional?
Se puede contratar capacitación adicional por horas, siempre y cuando se superen los tiempos de capacitación / reuniones disponibles en cada plan.
¿Cuántos usuarios puedo tener en la plataforma?
Cada plan cuenta con un número de usuarios ilimitado. No es necesario comprar usuarios adicionales.
¿Qué es el proceso de levantamiento de requerimientos?
El proceso de levantamiento de requerimientos es un proceso de 3 etapas que se realiza con el cliente para definir los dolores documentales que tiene la organización. Este paso es sumamente importante ya que es donde identificaremos las bases para la configuración de la plataforma.
Es posible que el cliente pueda trabajar con un paquete de trabajo predefinido, pero también es posible que estos paquetes no cubran ni total ni parcialmente las necesidades de la organización, lo que implicaría realizar un levantamiento adicional.
¿Elaboran Tablas de Retención Documental?
Más allá de las TRDs predefinidas en nuestros paquetes, NO: la elaboración de Tablas de Retención Documental para toda la organización es un proceso que requiere un equipo de profesionales especializados en gestión documental, que realizan un levantamiento de requerimientos muy detallado y personalizado para cada cliente.
Sin embargo, contamos con aliados estratégicos que realizan este proceso y lo entregan a las organizaciones en ciudades como Bogotá, Medellín, Bucaramanga y Barranquilla.
¿Cuánto toma la implementación?
Es un proceso guiado: kickoff, demostración, recopilación de información y puesta en marcha.
¿Necesito la IA para que el sistema funcione?
No. Todos los planes incluyen una plataforma completa. La IA es un complemento opcional.
¿Qué pasa si mi organización crece?
Puede ampliar capacidades mediante planes o complementos sin reconstruir su operación.
¿Mis datos están seguros?
Sí. Cada cliente opera sobre una infraestructura dedicada.
¿Cuál es el plazo de renovación del contrato?
El contrato es anual y se renueva automáticamente hasta que se decida cancelar el servicio.
¿Qué pasa si quiero cancelar el servicio?
Se puede cancelar con aviso de 30 días hábiles. Se entrega informe de uso y los documentos en .zip.
¿Hacen proceso de capacitación?
Sí. 2 horas para funcionarios y 2 horas adicionales para líderes técnicos.
¿Qué es Ecotono Documents University?
Programa de capacitación gratuito, con videos, documentación, gamificación e insignias.
¿Qué pasa si tengo dudas o necesito ayuda?
Amelia 24/7, documentación, tickets HelpDesk y WhatsApp para líderes técnicos.
¿Cuántos usuarios puedo tener?
Usuarios ilimitados en todos los planes.
Reconocimiento
Ganadores de Capital Semilla
Fuimos seleccionados como ganadores de Capital Semilla, un impulso para llevar la gestión documental electrónica a más organizaciones en Medellín y el país.
EcotonoDocuments
Es momento de transformar la forma en que su organización gestiona la información.
Agendar una demostraciónSu organización está perdiendo control sin darse cuenta. Ese problema tiene un costo. Ecotono Documents le permite recuperar ese control con una plataforma completa, preparada para crecer con usted y adaptarse a su realidad. Ahora conversemos sobre cómo implementarla.