Política de Tratamiento de Datos Personales

NEORA TECH HUB S.A.S. adopta la presente política en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que las modifiquen o complementen. Esta política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de la empresa.

1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual o los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que realice el tratamiento por cuenta del responsable, dentro o fuera del país.

3. Principios

En el tratamiento de datos personales la empresa aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que recolectamos

Según la relación que tengamos con el titular, podemos recolectar:

• Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección, ciudad y país.
• Datos laborales o profesionales: empresa, cargo, hoja de vida y experiencia.
• Datos financieros y tributarios necesarios para facturar, pagar o recaudar.
• Datos de navegación en nuestro sitio web, como dirección IP, tipo de navegador y páginas visitadas, mediante cookies o herramientas similares.

La empresa no solicita datos sensibles como parte de su actividad ordinaria. Si llegara a requerirlos, informará al titular que no está obligado a suministrarlos y pedirá su autorización expresa.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

Clientes y prospectos

• Atender solicitudes de información, cotizaciones y contacto recibidas por el sitio web, correo, teléfono o redes sociales.
• Celebrar, ejecutar y hacer seguimiento a contratos de desarrollo de software, soporte, consultoría, alojamiento y demás servicios de la empresa.
• Facturar, recaudar y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Enviar información sobre servicios, novedades y eventos de la empresa, cuando el titular lo haya autorizado.
• Medir la satisfacción con nuestros servicios.

Proveedores y contratistas

• Evaluar, seleccionar y contratar proveedores y contratistas.
• Gestionar pagos y cumplir obligaciones contractuales, contables y tributarias.

Candidatos, colaboradores y extrabajadores

• Adelantar procesos de selección y contratación.
• Cumplir las obligaciones laborales, de seguridad social y demás que imponga la ley.
• Expedir certificaciones laborales o de servicios.

Finalidades generales

• Cumplir requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Mantener la seguridad de nuestros sistemas y del sitio web.
• Elaborar estadísticas internas y mejorar nuestros servicios.

6. Datos tratados por cuenta de nuestros clientes

Cuando la empresa desarrolla, aloja o da soporte a plataformas de sus clientes, puede tener acceso a datos personales de los que el cliente es responsable. En esos casos NEORA TECH HUB S.A.S. actúa como encargado del tratamiento. Trata esos datos únicamente según las instrucciones del cliente y lo pactado en el contrato, y los protege con las medidas de seguridad previstas en esta política.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro.

8. Deberes de la empresa

NEORA TECH HUB S.A.S. cumple los deberes de los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos están garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la prueba de la autorización, informar la finalidad de la recolección, conservar la información con seguridad, mantenerla actualizada y tramitar las consultas y reclamos en los plazos legales.

9. Autorización

La empresa solicita la autorización del titular a más tardar en el momento de recolectar sus datos. La autorización puede darse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas, como marcar una casilla de aceptación en un formulario web. La empresa conserva la prueba de cada autorización.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, los datos de naturaleza pública o los casos de urgencia médica o sanitaria.

10. Datos de niños, niñas y adolescentes

La empresa no dirige sus servicios a menores de edad ni recolecta intencionalmente sus datos. Si llegara a tratarlos, lo hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

11. Transferencia y transmisión de datos

Para prestar sus servicios, la empresa usa proveedores de infraestructura en la nube, correo electrónico y herramientas de software, algunos con servidores fuera de Colombia. Por eso los datos pueden ser transmitidos o transferidos a otros países. En esos casos la empresa:

• Verifica que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección de datos, o que exista una excepción legal o la autorización del titular, según el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Exige a los encargados que traten los datos solo para las finalidades autorizadas y con medidas de seguridad adecuadas.

La empresa no vende ni alquila datos personales a terceros.

12. Seguridad de la información

La empresa aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas están el control de accesos, la autenticación de usuarios, el cifrado de comunicaciones en el sitio web y los compromisos de confidencialidad con colaboradores y contratistas.

13. Consultas y reclamos

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos es la Gerencia de NEORA TECH HUB S.A.S., a través del correo [email protected] o en la dirección Cl 45d # 75a 16, Medellín.

La solicitud debe incluir el nombre y documento del titular, la descripción de lo que solicita, la dirección o correo para responder y los documentos que quiera hacer valer.

Consultas. Se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió. Si no es posible atender el reclamo en el plazo inicial, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

14. Vigencia

Esta política rige desde el Octubre 1 de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas, mientras exista una relación con el titular o mientras lo exija una obligación legal o contractual.

Cualquier cambio sustancial en esta política se comunicará oportunamente a los titulares a través del sitio web o del correo electrónico, antes de aplicarlo.